Gestion du temps : L'analyse est essentielle à la maîtrise

Si vous êtes comme la plupart des gens, vous voulez aller mieux à gérer votre temps, que ce soit au travail ou à domicile. La question est, savez-vous où commencer ?

Sauf si vous avez une idée claire d'où vous êtes maintenant, aucune feuille de route ne va vous aider à arriver à votre destination. C'est pourquoi, avant que vous pouvez penser à bien gérer votre temps, vous devez analyser la façon dont vous utilisez votre temps aujourd'hui.

Nous allons revenir en arrière un peu. Avez-vous déjà fait des déclarations comme celles-ci ?

« Je viendrai en une minute ».
« Donnez-moi quelques minutes pour s'habiller et la finition de petit déjeuner. »
"Je suis sur mon chemin ; Je serai là en deux minutes."

Si vous pensez cela, tous les énoncés ci-dessus sont probablement fausses. Il n'y a aucun moyen de la plupart des gens vont s'habiller et finir petit-déjeuner en deux minutes. Et arriver à votre destination dans une minute ou deux est habituellement tout à fait improbable.

Pourtant, nous faisons régulièrement de telles déclarations. C'est parce que souvent nous ne réalisent pas le laps de temps, que nous avons effectivement nécessaire à l'achèvement de certaines tâches.

Pour obtenir une meilleure adhérence sur vos habitudes d'utilisation de temps, essayez et estimer le temps que vous prenez pour les activités suivantes.

-Projet de lettre à un client
* Regarder à travers un fichier et de le signer
Avoir une tasse de café
* Organiser une réunion pour informer votre équipe
* Discutez avec votre patron
Préparer les une présentation à la haute direction
* Conduire un séminaire
* Discuter avec les collègues
Lire email
* Répondre aux e-mails
Lire à travers une lettre d'une page

N'hésitez pas à ajouter à la liste ci-dessus. Inclure les activités que vous faites régulièrement.

Vous avez vos estimations de temps prêtes ? Voici ce qu'il faut faire ensuite.

Repérez les trois activités assez de votre temps que vous faites à plusieurs reprises. Obtenez un chronomètre et chronométrez-vous quand tu fais ces activités. Prenez soin de ne pas pour essayer d'accélérer ces tâches pendant que vous êtes leur calendrier. Juste travailler comme d'habitude.

Comparons maintenant les résultats avec vos estimations. Surpris ? La plupart des gens sont, lorsqu'ils découvrent que certaines tâches prend beaucoup plus longtemps qu'ils ne l'imaginait.

L'exercice précédent avait un but--pour vous convaincre que vous devez prendre certaines mesures et savoir comment vous utilisez réellement votre temps.

Votre prochaine étape est de maintenir un journal en cours d'exécution de toutes vos activités et les heures de début et de fin de chacune. Pour ce faire, pendant toute une semaine. Ne pas arrêter et analyser vos performances dans l'intervalle.

Vous pouvez obtenir votre secrétaire pour vous aider à le faire. Mais il fonctionne aussi bien si vous conservez les enregistrements vous-même.

Il n'est pas important de faire connaître votre calendrier à la microseconde ! Notez le début approximatif et les heures de fin de chaque activité, dans l'ordre de série comme vous le faites. L'objectif est d'obtenir un instantané de ce que vous faites et combien de temps il faut à cet effet.

À la fin d'une semaine entière de travail, asseyez-vous avec vos journaux. Dressez une liste de chacune des tâches que vous faire. Notez la quantité de temps que vous a pris à cet effet, pour chaque jour de la semaine.

Quelles sont les activités répétitives ? Ceux qui consomme le plus de temps ? Les tâches qui consomment le temps maximal sont également les tâches qui contribuent le plus à vos performances ? Sinon, y a-t-il une manière que vous pouvez éliminer ces tâches--peut-être en leur déléguant ?

Vous prenez sur le travail qui ne vous appartient pas à l'être avec ? Dans l'affirmative, vous devez peut-être dire non plus souvent.

Prenez le temps de réfléchir à ce que votre journal révèle au sujet de vos habitudes de travail--et vous concernant. En procédant ainsi, vous avez pris un grand pas en direction de gérer votre temps excellemment. Répétez cette opération tous les quelques mois et vous obtiendrez des résultats bien meilleurs que d'autres dont notion de gestion du temps se limite à l'écriture d'une liste de tâches.